Gestire stock ottimizzati: come fare?
Le spese di approvvigionamento, in particolare per gli alimenti, rappresentano una grossa parte delle spese di qualsiasi ristorante. E lo stock, allo stesso modo, è un asset importante. Ecco perché è fondamentale gestirlo correttamente. Si deve avere una visione accurata dei livelli di scorte in tempo reale. Questo permetterà di evitare rotture di stock nei momenti critici, ma anche di ridurre gli sprechi. Si tradurrà poi in migliore servizio al cliente, maggiore efficienza e, soprattutto, maggiore redditività!
Ma come fare? Ecco alcuni semplici consigli su come gestire efficacemente il proprio inventario.
Suggerimento 1: mantenere aggiornato l’inventario
Disporre di un documento, che combini un inventario e un calendario - e seguirlo alla lettera! - è essenziale per avere un’idea precisa della quantità di ingredienti e altre forniture che si utilizzano effettivamente in un determinato periodo. Ecco un modello di inventario alimentare facile da usare per tenere sotto controllo le scorte.
Suggerimento 2: applicare il metodo “First in, First out”
Dividere l’inventario per aree, ad esempio il frigorifero, il congelatore, i prodotti secchi, gli scaffali, gli armadi da sala, ecc. Per limitare gli sprechi è indispensabile applicare il principio FIFO o First In - First Out (“primo entrato, primo uscito”), soprattutto per i prodotti deperibili, ma idealmente anche per gli altri articoli. Sono a disposizione tanti tipi di contenitori e distributori progettati per la gestione FIFO che possono essere utili per risparmiare in tutte le aree dell’inventario. Pronti a saperne di più?
Suggerimento 3: tenere sotto controllo gli alimenti scartati
L’inventario indica la quantità rimanente di ogni prodotto. Procedere ad un controllo (con un foglio cartaceo o un documento digitale) degli alimenti che si scartano aiuterà a capire dove vanno a finire le scorte invendute. E, come si sa, quello che si può misurare, può essere migliorato! Avere una visione precisa di ciò che si scarta rappresenta il primo passo per trovare soluzioni al problema degli alimenti sprecati.
Ad esempio, se si dovesse scartare una grande quantità di ingredienti freschi, provare a modificare le ricette dei piatti. Consultare le ricette presentate per trovare ispirazione su come utilizzare gli avanzi... o forse lo spreco è dovuto a ordini errati da parte del personale di servizio? Avere un inventario aggiornato aiuta a identificare rapidamente la fonte di eventuali anomalie e a porvi rimedio in modo efficace.
La maggior parte dei sistemi di cassa ha una funzione di registrazione dei rifiuti alimentari. In questo modo è possibile inserire le informazioni in modo digitale. In caso contrario, si può semplicemente creare un documento di monitoraggio dei rifiuti con le seguenti informazioni principali:
- Ora e data
- Articolo interessato
- Quantità o peso
- Motivo dello spreco
- Iniziali del dipendente che ha constatato lo spreco
Assicurarsi che ogni membro del personale comprenda il documento di monitoraggio degli sprechi alimentari, così da poterlo aggiornare costantemente. E non dimenticare di leggere l’articolo ricco di consigli per ridurre gli sprechi alimentari in qualsiasi ristorante. Indicare quale è il valore degli articoli sprecati in termini di perdite e profitti sui propri conti. Un sistema contabile unificato semplifica il lavoro, annullando gli alimenti avariati, richiamando le consegne, ecc. Pronti a partire?
Suggerimento 4: sfruttare le informazioni sull’inventario
Quando si ha un’idea precisa dell’inventario, cominciare ad analizzare gli ingredienti che sono utilizzati troppo poco o eccessivamente in un determinato periodo - e questo al fine di procedere a ordini con cognizione di causa e fare previsioni migliori in base all’ora del giorno, al giorno della settimana o persino alla stagione. Ad esempio, se si scoprisse che i frutti rossi sono costosi e deperiscono più velocemente in inverno, si potrebbe decidere di utilizzare frutti di stagione come le mele per i dessert.
Suggerimento 5: controllare regolarmente l’inventario
Con quale frequenza si deve aggiornare il proprio inventario? Dipende. È possibile controllare quotidianamente gli alimenti deperibili e gli ingredienti più utilizzati, mentre gli alimenti non deperibili e gli articoli sfusi possono essere conteggiati solo una o due volte alla settimana. Con il tempo, si cominceranno ad osservare le tendenze, adattando di conseguenza il menu e/o le ricette. Utilizzare la tabella qui sotto come guida approssimativa:
| Generi alimentari, prodotti deperibili, ingredienti vari... | |
| Articoli di pulizia, forniture varie... | Una volta al mese |
| Generi alimentari | Ogni due settimane |
| Articoli per il bar | Ogni giorno |
Oltre agli inventari regolari, è anche necessario eseguire controlli improvvisati o puntuali di determinati articoli, o addirittura un inventario completo della cucina e del bar.
Gestione efficace delle scorte nella ristorazione
Non esiste un unico metodo per fare l’inventario degli alimenti e delle forniture in un ristorante. I seguenti step sono un buon inizio, ma pur sempre solo un inizio:
Step 1 - Creare una tabella
Iniziare creando cinque colonne su un documento di inventario o un programma di gestione dell’inventario da personalizzare e identificare le colonne come segue:
|
Step 2 - Elencare tutti gli articoli delle scorte
Precisare tutti gli articoli a magazzino nella colonna “Articoli”. Potrebbero essere ingredienti commestibili, prodotti per la pulizia, piatti o articoli da tavola come asciugamani o saliere e pepiere. Per essere più chiari, non esitare a creare rubriche per categoria o a utilizzare un codice colore nella tabella. Facile no?
Step 3 - Aggiungere le unità di misura
Precisare le unità di misura usate per determinare la quantità di ogni articolo acquistato. (Molto) facile?
Step 4 - Contare o misurare i vari articoli
Ora, precisare il numero di unità in stock per ogni articolo e aggiungere questi numeri alla colonna ’’Quantità a magazzino’’.
Step 5 - Aggiungere i prezzi per unità
Precisare tutti i prezzi unitari e aggiungerli alla colonna ’’Prezzo per unità’’ per ogni articolo.
Calcolare il costo totale:
Infine, moltiplicare il prezzo per unità di ogni articolo per la quantità di questo articolo a magazzino e inserire il risultato nella colonna “Costo totale”.
Che si tratti di una grande catena di ristoranti, di una caffetteria ospedaliera, di un ristorante all’interno di un hotel o di un bistrot di fascia alta, una gestione efficiente dell’inventario è uno degli elementi essenziali per garantire la redditività. Senza, c’è il rischio che molti prodotti (e profitti!) vadano sprecati. Tenere una lista precisa degli ingredienti, su un inventario cartaceo o digitale, e altre forniture aiuterà a identificare le fonti di spreco o di consumo e ad agire di conseguenza.
Come fare per migliorare i propri risultati? È necessario rivalutare i costi alimentari e/o capire come ridurre gli sprechi alimentari.
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