Gérer des stock optimisés: comment faire?
Les frais d'approvisionnement, notamment des denrées alimentaires, constituent une grande partie des dépenses de votre restaurant. Et votre stock représente un actif important. C'est pourquoi, il est crucial de le gérer correctement. Vous devez avoir une vision précise de vos niveaux d'approvisionnement en temps réel. Cela vous permettra d’éviter les ruptures de stock aux moments critiques, mais aussi de réduire le gaspillage. Cela se traduira, également, par un meilleur service à la clientèle, une plus grande efficacité, et surtout, une plus grande rentabilité!
Mais comment s'y prendre? Découvrez des conseils simples sur la façon de gérer efficacement votre stock dans cet article.
Astuce 1: Tenez à jour un inventaire
Avoir un document, alliant un inventaire et un calendrier - et le suivre à la lettre! - est essentiel pour avoir une idée précise de la quantité d'ingrédients et d'autres fournitures que vous utilisez réellement sur une période donnée. Essayez ce modèle d'inventaire alimentaire facile à utiliser pour garder à l'oeil votre stock.
Astuce 2: Appliquez la méthode du "premier entré, premier sorti"
Divisez votre inventaire par zone. Par exemple : votre réfrigérateur, votre congélateur, vos réserves sèches, vos étagères, vos armoires de salle, etc. Pour limiter le gaspillage, il est essentiel d'appliquer le principe du premier entré, premier sorti (PEPS ou dit en anglais, First In - First Out), surtout pour les denrées périssables, mais idéalement aussi pour les autres articles. Il existe toutes sortes de conteneurs et de distributeurs conçus pour la gestion PEPS qui peuvent vous aider à économiser dans tous les domaines de votre inventaire. Prêts à en savoir plus?
Astuce 3: Mettez en place un suivi des aliments jetés
Votre inventaire vous indique la quantité restante de chaque denrée. Disposer en plus d’un suivi (feuille papier, document digital ...) des aliments que vous jetez vous aidera à comprendre où vont les stocks invendus. Et, comme on le sait, ce que l'on peut mesurer, on peut l'améliorer! Avoir une vue précise de ce que vous jetez est donc la première étape pour trouver des solutions au problème des ingrédients gaspillés.
Par exemple, si vous en arrivez à devoir jeter une grande quantité d'ingrédients frais, essayez d'adapter la recette de vos plats. Consultez nos recettes pour trouver des idées sur la façon d'utiliser les restes, ou peut-être que le gaspillage est dû à des commandes incorrectes de la part du personnel de service? Tenir un inventaire à jour vous aide à identifier rapidement la source d’éventuelles anomalies et d’y remédier efficacement.
La plupart des systèmes de caisses comportent une fonction d'enregistrement des déchets alimentaires. Vous pouvez ainsi saisir les informations de manière numérique. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez simplement créer votre propre document de suivi des déchets avec les informations principales suivantes:
- Heure et date
- Article concerné
- Quantité ou poids
- Motif du gaspillage
- Initiales de l’employé, ayant constaté le gaspillage
Veillez à ce que chaque membre de votre personnel comprenne le document de suivi des déchets alimentaires, afin de pouvoir la mettre à jour au fur et à mesure. Et ne manquez pas de lire notre article riche en conseils pour réduire le gaspillage alimentaire dans votre restaurant. Indiquez ce que représentent les articles gaspillés en pertes et profits dans vos suivis des comptes. Un système comptable unifié vous simplifie la tâche. Il annule les aliments avariés, rappelle les livraisons, etc. Prêts à vous lancer?
Astuce 4: Tirez parti des information sur vos stocks
Vous avez maintenant une idée précise de votre inventaire dédié aux stocks, et commencez à analyser les ingrédients qui sont sur - ou sous- utilisés au cours d'une période donnée - et cela afin de passer vos commandes en connaissance de cause et de faire de meilleures prévisions en fonction de l'heure de la journée, du jour de la semaine ou même de la saison. Par exemple, si vous constatez que les fruits rouges coûtent cher et se gâtent plus vite en hiver, vous pouvez décider d'utiliser plutôt des fruits de saison comme les pommes dans vos desserts.
Astuce 5: Vérifiez vos stocks régulièrement
À quelle fréquence devez vous mettre à jour votre inventaire? Cela dépend. Vous pouvez contrôler quotidiennement les denrées périssables et les ingrédients souvent utilisés, tandis que les denrées non périssables et les articles en vrac peuvent être comptabilisés seulement une à deux fois par semaine. Avec le temps, vous commencerez à observer des tendances et vous pourrez adapter votre carte et/ou vos recettes en conséquence. Utilisez le tableau ci-dessous comme guide approximatif :
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En plus de vos inventaires réguliers, il aussi nécessaire d’effectuer des contrôles plus spontanés, ou ponctuels de certains articles, voire un inventaire complet de la cuisine et du bar.
Gestion efficace des stocks en restauration
Il n'existe pas de méthode unique pour faire l'inventaire des denrées alimentaires et des fournitures de votre restaurant. Les étapes ci-dessous sont un bon début, quand même un bon début:
Etape 1 - Créer un tableau
Commencez par créer cinq colonnes sur un document d'inventaire ou un programme de gestion des stocks à personnaliser, et nommez les colonnes comme suit:
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Etape 2 - Lister tous vos articles
Notez tous les articles que vous avez en stock dans la colonne ''Articles''. Il peut s'agir d'ingrédients comestibles, de produits de nettoyage, de vaisselle ou d'articles de table comme des serviettes ou des salières et poivrières. Afin de mieux vous y retrouver, n’hésitez pas à créer des rubriques par catégories, ou à utiliser un code couleurs dans votre tableau. Facile non?
Etape 3 - Ajouter les unités de mesure
Notez les unités de mesure que vous utilisez pour déterminer la quantité de chaque article acheté. (Très) facile?
Etape 4 - Compter ou mesurer les différents articles
Maintenant, répertoriez le nombre d'unités que vous possédez pour chaque article et ajoutez ces chiffres à la colonne ''Quantité en stock''.
Etape 5 - Ajouter les prix à l'unité
Identifiez tous vos prix unitaires et ajoutez les à la colonne ''Prix à l'unité'' pour chaque article.
Calculer le coût total:
Enfin, multipliez le prix à l’unité de chaque article par la quantité de cet article dans votre stock et renseignez le résultat dans la colonne ''Coût total''.
Que vous soyez à la tête d'une grande chaîne de restaurants, d'une cafétéria d'hôpital ou d'un bistrot haut de gamme, une gestion efficace des stocks est un élément essentiel du bon fonctionnement d'une entreprise rentable. Sans elle, vous risquez de voir vos précieuses fournitures (et vos profits !) être jetés à la poubelle. La tenue d'une liste précise de vos ingrédients et autres fournitures vous aidera également à identifier les sources de gaspillage ou de vol, afin de pouvoir agir en conséquence.
Vous cherchez d'autres moyens d'améliorer vos résultats ? Pensez à réévaluer vos coûts alimentaires et/ou découvrez des moyens de réduire vos déchets alimentaires.
Que vous soyez à la tête d'une grande chaîne de restaurants, d'une cafétéria d'hôpital, d'un restaurant au sein d'un hôtel, ou d'un bistrot haut de gamme, une gestion efficace des stocks est l’un des éléments essentiels pour assurer votre rentabilité. Sans elle, vous risquez de voir vos denrées (et vos profits!) être jetées à la poubelle. La tenue d'une liste précise de vos ingrédients, sous un inventaire papier ou digital, et autres fournitures vous aidera à identifier les sources de gaspillage ou de vol, puis d'agir en conséquence.
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